Política de Retenção de Dados
Versão 1.8 — 26 de outubro de 2026
Esta política detalha, por categoria de dado, por quanto tempo a URBANWORKS TECNOLOGIA LTDA (CNPJ 65.209.252/0001-70) retém os dados pessoais tratados nas plataformas CONDO+ e urbanworks.com.br, e o que acontece com o dado ao final do prazo.
Acompanha e complementa:
- Política de Privacidade do CONDO+
- Política de Privacidade do site institucional
- Anexo I — Tratamento de Dados (DPA) — §8 "Devolução e eliminação"
1. Princípios
- Minimização (art. 6º III LGPD): dado pessoal só é mantido pelo período estritamente necessário à finalidade declarada.
- Necessidade e adequação: o prazo é proporcional à finalidade — utilidade operacional, contestação razoável, obrigação legal.
- Ação ao final do prazo é explícita: apagar, anonimizar, arquivar segregado ou reter por obrigação legal residual.
- Papéis LGPD:
- A UrbanWorks é Operadora dos dados condominiais do CONDO+ (sob instrução do condomínio Controlador) — prazos seguem instrução do Cliente, mas a UrbanWorks define defaults legais mínimos.
- A UrbanWorks é Controladora dos dados de conta de usuário, assinatura SaaS, telemetria, auditoria interna do staff e leads de marketing.
- Backups seguem ciclo próprio (180 dias rolling), independente da retenção da fonte. Apagar dado de produção não apaga imediatamente dos backups.
2. Glossário das ações
| Ação | O que significa |
|---|---|
| Apagar (hard delete) | Remover o registro do storage. Sem retorno. |
| Anonimizar | Zerar ou substituir por hash a informação pessoal mantendo chaves estrangeiras e métricas estatísticas. O registro deixa de ser dado pessoal. |
| Arquivar segregado | Mover para storage com acesso restrito, criptografado, sem indexação operacional. Usado para obrigações fiscais/contábeis. |
| Reter | Manter ativo. Usado para documentos com obrigação legal permanente (atas de assembleia) ou utilidade operacional contínua (blacklist de visitantes). |
| Soft delete | Marcar como excluído mantendo a linha no banco. Permite auditoria; não elimina dado pessoal. Geralmente combinado com anonimização posterior. |
3. Matriz de retenção
3.1 Operadora — CONDO+ (dados condominiais sob instrução do condomínio)
| # | Categoria | Prazo de retenção | Ação ao final | Base legal |
|---|---|---|---|---|
| O-1 | Dados pessoais (cadastro de morador/síndico/porteiro) | Vínculo ativo + 30 dias de janela de devolução | Anonimizar; chaves estrangeiras preservadas | Execução de contrato condomínio↔titular |
| O-2 | Comprovante de residência | 12 meses após validação pelo administrador | Apagar o arquivo; flag de validação preservada | Minimização — validação não exige guarda permanente |
| O-3 | Visitantes (cadastro: nome, documento, telefone, foto — inclusive o documento e a foto que o próprio visitante informa pelo link do convite, com o registro de que leu o aviso de privacidade). O cadastro é da unidade que recebe o visitante: cada unidade vê e edita só os seus, e quem visita duas unidades tem um cadastro em cada uma | 24 meses sem nova visita | Anonimizar; histórico em logs de portaria preservado | Legítimo interesse do condomínio (segurança) |
| O-4 | Registros de portaria (entradas e saídas, livro da portaria, passagens de turno, listas de convidados de evento, com o nome do convidado e a hora da chegada, convites de visitante já vencidos, a placa do veículo do visitante, o registro de quem da portaria consultou o telefone de um morador e o controle de chaves da portaria — quem levou cada chave, quem entregou e quando voltou — os avisos de entrega de app esperada pelo morador, os convites que esperam o visitante informar os dados e as obras das unidades — unidade, empresa, responsável técnico, número e arquivo da ART/RRT, período, nomes dos prestadores e as entradas deles, com o prazo contado do fim da obra ou do cancelamento —, os alarmes de emergência acionados por moradores — quem acionou, a unidade, o que estava acontecendo, quem da portaria viu, quando e como terminou —, os alertas de segurança da portaria — uso do PIN de coação, tentativa de entrada de documento bloqueado, entrada sem convite de madrugada, a mesma pessoa em várias unidades e ronda não feita — e as rondas — quem fez, os pontos lidos com a hora e as observações — e as encomendas já retiradas ou devolvidas — a unidade, as datas, o nome que estava na etiqueta, quem retirou e quem o morador autorizou a retirar; a encomenda que ainda espera retirada não é apagada) | 1 ano por padrão. Condomínios anteriores a agosto de 2026, que tinham 5 anos por padrão, recebem aviso com 30 dias de antecedência e passam a 1 ano na data avisada, salvo se o síndico escolher outro prazo (inclusive manter o atual). Até lá, podem exportar os registros. Configurável pelo síndico em Meu Condomínio → Guarda de Registros: 1–10 anos | Apagar o registro | Legítimo interesse do condomínio (segurança). Prazo de referência para reparação civil: Código Civil art. 206 §3º V (3 anos) |
| O-5 | Blacklist de visitantes, com as contestações do titular (documento, e-mail para a resposta e relato, enviados pela página pública de contestação) | Vigência decidida pelo síndico; revisão obrigatória anual | Soft-delete preserva trilha de auditoria | Legítimo interesse do condomínio |
| O-6 | Dependentes do morador | Vínculo do morador titular + 30 dias | Apagar | Execução de contrato |
| O-7 | Pets e veículos | Vínculo do morador titular + 30 dias | Apagar | Execução de contrato |
| O-8 | Laudo PCD (dado sensível — art. 11) | 90 dias após o encerramento do sorteio | Apagar o arquivo; flag estatística de deficiência preservada (sem documento médico) | Art. 11 §2º I LGPD c/c LBI art. 47 |
| O-9 | Histórico de sorteio | Permanente após anonimização O-1/O-8 | Reter — sem dado pessoal após anonimização | Documento condominial / probatório |
| O-10 | Faturas e financeiro condominial | 5 anos após quitação | Arquivar segregado (acesso restrito) | Obrigação legal CDC art. 27 + legislação tributária |
| O-11 | Reservas, ocorrências, pacotes, eventos | Vínculo do condomínio com a UrbanWorks + 30 dias de devolução | Anonimizar; eventos permanecem como histórico estatístico | Execução de contrato |
| O-12 | Atas de assembleia | Permanente | Reter integralmente | Código Civil art. 1.334 — documento societário do condomínio |
| O-13 | Comunicações transacionais enviadas | 24 meses | Apagar | Execução de contrato |
| O-14 | Fotos de encomendas (do pacote e de quem retirou) | 90 dias após a retirada ou a devolução | Apagar as fotos; o registro da encomenda segue o prazo dos registros de portaria (O-4) | Minimização — a foto serve para esclarecer contestação de entrega, e esse prazo cobre a contestação razoável |
3.2 Controladora — CONDO+ (relação UrbanWorks↔titular ou staff)
| # | Categoria | Prazo de retenção | Ação ao final | Base legal |
|---|---|---|---|---|
| C-1 | Cadastro de usuário (autenticação) | Vínculo ativo + 30 dias | Anonimizar (e-mail → deleted-{id}@anon, nome → vazio); chaves estrangeiras preservadas | Execução de contrato UrbanWorks↔titular |
| C-2 | Logs de acesso à conta (entradas na conta e acessos administrativos) | 6 meses — prazo de guarda obrigatório, não reduzível (Marco Civil art. 15) | Apagar | Obrigação legal — Marco Civil da Internet |
| C-3 | Assinatura SaaS (faturamento UrbanWorks) | 5 anos após encerramento | Arquivar segregado | Obrigação legal fiscal/contábil + execução de contrato |
| C-4 | Registro de atividades da plataforma (encomendas, reservas, comunicados e afins) | 12 meses | Apagar | Legítimo interesse — histórico operacional; cobre o exercício da prestação de contas anual do condomínio (Código Civil art. 1.350) |
| C-5 | Telemetria de aplicação (Sentry) | Conforme retenção contratada com o provedor (padrão 90 dias) | Apagar conforme política do operador | Legítimo interesse — operação e segurança |
| C-6 | Trilha de operações sensíveis (mudanças de perfil e permissão, criação de equipe, chave de acesso) | 12 meses | Apagar | Legítimo interesse — segurança da informação e apuração de incidentes |
observação
O campo "motivo do cancelamento" coletado no momento da rescisão da assinatura SaaS foi descontinuado em 2026 — coletávamos sem finalidade de uso. A coluna foi removida; novos cancelamentos não pedem mais essa informação.
3.3 Controladora — Marketing (urbanworks.com.br)
| # | Categoria | Prazo de retenção | Ação ao final | Base legal |
|---|---|---|---|---|
| M-1 | Leads de formulário (contato/demo) | 12 meses sem novo contato OU até conversão em assinatura SaaS (passa a C-3) | Apagar o registro | Consentimento (art. 7º I) — o formulário exige aceite explícito, e a prova do aceite (versão da Política aceita + data/hora) é registrada junto do lead |
| M-1b | Origem do contato (página de envio e parâmetros de campanha na URL) | Mesmo prazo do M-1 — é campo do próprio registro do lead | Apagar com o registro | Legítimo interesse (art. 7º IX) — medir qual conteúdo gera contato; sem cookie |
| M-2 | Token de proteção anti-bot (Cloudflare Turnstile) | Efêmero — não armazenado | n/a | Legítimo interesse — anti-bot |
3.4 Backups (transversal)
| # | Categoria | Prazo de retenção | Ação ao final | Base legal |
|---|---|---|---|---|
| B-1 | Backup integral do banco de produção | 180 dias rolling (FIFO; backups antigos sobrescritos automaticamente) | Sobrescrever — sem expurgo individual | Continuidade de negócio + DPA §8 |
informação
Apagar dado de produção não apaga imediatamente dos backups. Quando um titular exerce direito de eliminação, o dado sai do banco ativo imediatamente, mas pode persistir em backups por até 180 dias até ser sobrescrito pelo ciclo natural. Essa janela está declarada na Política de Privacidade e no DPA §8. Não restauramos backups apenas para apagar um registro.
4. Retenção legal residual
Após o encerramento do contrato e a janela de devolução (30 dias) + eliminação (90 dias) prevista no DPA §8, alguns dados permanecem por obrigação legal, em armazenamento segregado e com acesso restrito:
| Categoria | Prazo legal | Fundamento |
|---|---|---|
Logs de acesso (AccessLog) | 6 meses mínimo | Marco Civil art. 15 |
| Faturas e dados fiscais | 5 anos | CDC art. 27 + legislação tributária |
| Atividade de staff (auditoria interna) | 5 anos | Legítimo interesse / probatório |
| Atas de assembleia | Permanente | Código Civil art. 1.334 |
| Backups (cópia integral) | 180 dias rolling | Continuidade — sobrescritos automaticamente |
5. Como os prazos são executados
A execução dos prazos é majoritariamente automatizada via rotinas programadas no backend do CONDO+ que rodam em horários de baixa demanda e gravam registro de auditoria do que apagaram (sem identificar titulares afetados — minimização da própria auditoria). Os prazos da seção 3 e 4 são aplicados pelos jobs:
- Expurgo de comprovante de residência (O-2) — diário.
- Expurgo de laudo PCD (O-8) — diário.
- Anonimização de visitantes inativos (O-3) — semanal.
- Expurgo de fotos de encomendas (O-14) — diário.
- Expurgo de logs de portaria (O-4) — diário, respeitando o prazo configurado pelo condomínio.
- Expurgo de logs de acesso à conta (C-2) — diário.
- Expurgo do registro de atividades da plataforma (C-4) — diário.
- Expurgo da trilha de operações sensíveis (C-6) — diário.
- Expurgo de leads de marketing (M-1) — diário.
- Rotina de fim de contrato — dispara a janela de devolução (30d) e a eliminação subsequente (90d) quando um condomínio encerra a contratação.
Quando o titular exerce direito de eliminação (art. 18 VI LGPD), a remoção/anonimização do dado é feita sob demanda, sem aguardar o prazo automático. Solicitação pelo canal [admin@urbanworks.com.br](mailto:admin@urbanworks.com.br) ou em funcionalidade in-app quando disponível.
6. Exceções e suspensão da retenção
Os prazos acima são suspensos quando:
- Há litígio em curso envolvendo o dado (ordem judicial ou notificação extrajudicial).
- Há investigação interna de incidente de segurança ou LGPD — dados relacionados ao incidente são preservados até o encerramento do procedimento.
- Há requerimento da ANPD sobre o tratamento.
A retenção é retomada com o prazo original (não recomeça) quando a exceção cessa.
7. Canal do titular
Dúvidas ou solicitações relativas a esta política — incluindo pedido de eliminação ou portabilidade de dados — devem ser enviadas ao Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO) da UrbanWorks pelo e-mail admin@urbanworks.com.br.
8. Histórico de versões
| Versão | Data | Mudança |
|---|---|---|
| 1.8 | 26 de outubro de 2026 | O cadastro de visitantes (O-3) passa a ser da unidade que recebe o visitante: cada unidade vê e edita só os seus. Os registros de portaria (O-4) passam a incluir as encomendas já retiradas ou devolvidas (o nome da etiqueta, quem retirou e quem foi autorizado a retirar), com o mesmo prazo de guarda das entradas e saídas; antes o registro da encomenda não tinha prazo (O-14). A blacklist (O-5) passa a citar as contestações que o titular envia pela página pública. |
| 1.7 | 20 de outubro de 2026 | O cadastro de visitantes (O-3) passa a incluir o documento e a foto que o próprio visitante informa pelo link do convite, com o registro de que leu o aviso de privacidade. Os registros de portaria (O-4) passam a incluir os convites que esperam os dados do visitante; as obras das unidades (com os prestadores, as entradas deles e o arquivo da ART/RRT), com o prazo contado do fim da obra ou do cancelamento; os alarmes de emergência acionados por moradores (o alarme ainda aberto não é apagado); os alertas de segurança da portaria (coação, documento bloqueado, entrada sem convite de madrugada, a mesma pessoa em várias unidades e ronda não feita); e as rondas com os pontos lidos — todos com o mesmo prazo de guarda das entradas e saídas. |
| 1.6 | 17 de outubro de 2026 | Os registros de portaria (O-4) passam a incluir os avisos de entrega de app esperada (a unidade, o app e a hora da chegada), com o mesmo prazo de guarda das entradas e saídas. |
| 1.5 | 15 de outubro de 2026 | Os registros de portaria (O-4) passam a incluir o controle de chaves da portaria (quem levou cada chave, quem entregou e quando voltou) e a placa do veículo do visitante, informada na entrada, com o mesmo prazo de guarda das entradas e saídas. |
| 1.4 | 15 de outubro de 2026 | Acrescentada a categoria O-14 (fotos de encomendas, 90 dias após a retirada ou a devolução). Os registros de portaria (O-4) passam a incluir os convites de visitante já vencidos, com o mesmo prazo de guarda das entradas e saídas. Condomínios anteriores a agosto de 2026 passam ao prazo de 1 ano após aviso de 30 dias, salvo escolha do síndico. Passa a incluir também o registro de consultas da portaria ao telefone de moradores. |
| 1.3 | 14 de outubro de 2026 | Os registros de portaria (O-4) passam a incluir as listas de convidados de evento (nome do convidado e hora da chegada), com o mesmo prazo de guarda das entradas e saídas. |
| 1.2 | 6 de outubro de 2026 | Os registros de portaria (O-4) passam a incluir o livro da portaria e as passagens de turno, com o mesmo prazo de guarda das entradas e saídas. |
| 1.1 | 15 de agosto de 2026 | Revisão de prazos sob o princípio de guardar registros pelo menor prazo possível: registro de atividades da plataforma (C-4) de 5 anos para 12 meses; leads (M-1) de 24 para 12 meses; logs de portaria (O-4) com novo padrão de 1 ano para condomínios novos e faixa configurável ampliada para 1–10 anos. Acrescentada a categoria C-6 (trilha de operações sensíveis, 12 meses). Corrigidas duas descrições: C-2 não registra logout, e a base legal de O-4 não decorre do Marco Civil. |
| 1.0 | 19 de maio de 2026 | Versão inicial — matriz com 22 categorias agrupadas (13 Operadora, 5 Controladora-própria, 2 Marketing, 1 Backup). |
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