Livro da Portaria
O Livro da portaria substitui o caderno de capa dura: é onde você anota o que aconteceu no turno e o que fica para o próximo porteiro. Junto com ele vem a passagem de turno, que mostra a quem assume o posto como a portaria foi deixada.
O Livro da portaria é exibido nos condomínios com plano PRO ou superior e precisa de internet para funcionar.
Onde fica
- No Modo posto, pelo botão Livro da portaria
- No menu lateral, em Livro da portaria
Fazer um registro
- Escreva o que aconteceu em Novo registro (até 1.000 caracteres). Exemplos: "Elevador de serviço parado desde as 14h", "Morador do 302 avisou que o prestador volta amanhã"
- Se alguém precisa fazer algo a respeito, marque Deixar como pendência para o próximo turno
- Toque em Registrar
O registro fica gravado com o seu nome e o horário.
Como num livro de verdade, o que foi escrito não se edita nem se apaga. Se errou, faça um novo registro corrigindo. Evite anotar dados pessoais que não sejam necessários (documentos, telefones).
Pendências
Um registro marcado como pendência fica com a etiqueta Pendência até alguém da portaria tocar em Marcar como resolvida. A partir daí ele aparece como Resolvida, com o nome de quem resolveu e o horário.
Use o filtro Só pendências em aberto para ver apenas o que ainda precisa de atenção. São essas pendências que aparecem na passagem de turno.
Controle de chaves
A aba Chaves, ao lado de Registros, mostra as chaves que ficam na portaria (salão de festas, academia, casa de máquinas) e com quem está cada uma. Quando há chaves fora, a aba mostra quantas: Chaves (2 fora).
Emprestar uma chave
- Toque em Emprestar ao lado da chave
- Em Quem está levando, comece a digitar o nome: os moradores aparecem com a unidade. Para prestador ou funcionário, escreva o nome (ex.: "Carlos, técnico da esteira")
- Se quiser, escreva uma observação (ex.: "devolve até as 22h")
- Toque em Emprestar
A chave passa a mostrar Emprestada, com quem levou, a unidade, desde quando e a observação. Quando ela voltar, toque em Devolver: fica registrado quem recebeu e a que horas.
Para incluir uma chave na lista, use Nova chave. Para tirar uma chave da lista, peça ao síndico.
O controle de chaves funciona com conexão, para os dois postos verem a mesma coisa. Se a internet cair, anote no papel quem levou cada chave e registre quando a conexão voltar.
Rondas
A aba Rondas, ao lado de Chaves, é para fazer a ronda com o celular. Os pontos da ronda (garagem, casa de máquinas, portões) têm uma etiqueta com QR Code colada pelo síndico.
- Abra o Livro da portaria no celular e toque na aba Rondas. A tela mostra quando a próxima ronda é esperada, ou que ela está atrasada
- Toque em Iniciar ronda
- Em cada lugar, toque em Ler ponto e aponte a câmera para a etiqueta. A ordem não importa
- Se algo estiver errado (lâmpada queimada, portão aberto), escreva na Observação ao lado do ponto lido
- Ao terminar, toque em Encerrar ronda. Se algum ponto ficou sem leitura, o sistema pergunta antes e registra quais faltaram
A ronda funciona sem internet: em lugar sem sinal, continue lendo os pontos. A ronda fica guardada no celular, inclusive se a página for recarregada, e é enviada sozinha quando a conexão voltar. Enquanto isso, a tela mostra quantas rondas estão esperando a conexão.
A ronda em andamento fica no aparelho onde começou. Encerre nele.
Passagem de turno
No Modo posto, ao tocar em Trocar porteiro, o sistema abre a tela Passar o turno com o retrato do momento, montado automaticamente:
- encomendas aguardando retirada
- visitantes no condomínio
- pedidos de acesso aguardando o morador
- pendências em aberto no livro
- chaves emprestadas, quando houver
Se quiser, escreva uma observação para quem assume — ela é opcional. Toque em Passar o turno e o aparelho vai para a tela de troca de porteiro.
Quem assume o posto naquele aparelho vê a Passagem de turno assim que entra: quem passou, quando, o retrato e a observação. Ao tocar em Ciente, fica registrado quem tomou ciência e a que horas.
| Situação | O que acontece |
|---|---|
| Saí e voltei para o mesmo posto | Você não vê a própria passagem — ela é para o próximo porteiro |
| Ninguém assumiu em 24 horas | A passagem deixa de ser mostrada na entrada, mas continua no histórico do síndico |
| O sistema não conseguiu registrar a passagem | Aparece a opção Trocar sem registrar a passagem, para o posto não ficar preso |
| A internet caiu | A troca de porteiro e o livro ficam indisponíveis até a conexão voltar; quem está no posto continua registrando visitantes e encomendas normalmente |
Quem vê o livro, as chaves e as rondas
Os porteiros do condomínio e o síndico. O síndico acompanha os registros e as passagens de turno no Relatório de Acessos, mas não escreve nem altera o livro. Ele também vê as chaves e o histórico dos empréstimos na aba Chaves, onde pode cadastrar e remover chaves. As rondas, com a hora de cada leitura e as observações, ficam na aba Rondas.