Portaria: Relatório de Acessos e Blacklist
O painel administrativo de portaria reúne as ferramentas de segurança que o síndico tem à disposição: o Histórico — registro imutável de todas as entradas e saídas de visitantes —, a Blacklist — lista de documentos bloqueados de acesso ao condomínio —, os Postos — se a portaria está se comunicando com o sistema — e o Livro — o que os porteiros anotam e como passam o turno. Tudo vive na mesma tela, separado em abas.
Acesse pelo menu lateral em Relatório de Acessos.
Histórico
O histórico registra automaticamente toda entrada e saída confirmada pelos porteiros via scanner de QR Code. Nenhum registro pode ser editado ou excluído — a lista é imutável para fins de auditoria.
O que cada registro contém
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Visitante | Nome e documento mascarado |
| Unidade | Unidade que gerou a autorização de visita |
| Tipo | Visitante, prestador de serviço, entregador ou diarista |
| Placa | Placa do veículo informada pela portaria na entrada, quando o visitante veio de carro |
| Direção | Entrada, Saída ou Saída presumida — com o ícone de Wi-Fi cortado quando o registro foi feito sem conexão |
| Data/Hora | Momento em que a passagem aconteceu |
Filtros disponíveis
Use os filtros no topo da tela para localizar registros específicos:
| Filtro | Como funciona |
|---|---|
| De / Até | Defina uma data de início e uma data de fim |
| Direção | Exibir apenas entradas, apenas saídas ou ambas |
Registros feitos sem conexão
Quando o próprio tablet ou a energia caem, a portaria anota as passagens no kit de papel e as lança depois, com a hora real. Esses registros aparecem com o ícone de anotação ao lado da direção.
Quando a internet do condomínio cai, a portaria continua registrando entradas e saídas no próprio aparelho e envia tudo ao servidor assim que a conexão volta. Esses registros aparecem no histórico com o ícone de Wi-Fi cortado ao lado da direção — passe o mouse sobre ele para ver a explicação. Assim você sabe que houve operação sem conexão naquele período.
O horário mostrado é o da passagem, não o do envio. Os moradores também são avisados com o horário real.
Saída presumida
Nem toda saída passa pela portaria: o visitante sai junto com o morador, pela garagem, ou o porteiro está ocupado. Para que essa pessoa não conste como "dentro do condomínio" indefinidamente, o sistema encerra a permanência sozinho duas horas depois do fim do período do convite.
Esses registros aparecem no histórico como Saída presumida, com o horário do fim do período do convite e sem porteiro responsável — passe o mouse sobre a etiqueta para ver a explicação. Eles indicam que ninguém registrou a saída, não que o visitante foi visto saindo. O morador não é avisado.
Enquanto o período do convite não termina, nada é presumido: a portaria continua podendo registrar a saída normalmente.
Nos convites com dias e horários fixos (a diarista de segunda, quarta e sexta, por exemplo), a permanência é encerrada duas horas depois do fim do horário do dia em que a pessoa entrou — sem esperar o convite inteiro vencer.
No topo da tela há um atalho rápido para ver quem está dentro do condomínio neste momento — todos os visitantes com entrada registrada e sem saída correspondente, já descontadas as saídas presumidas.
Telefones consultados
Na portaria, o telefone do morador aparece mascarado, e o porteiro toca em Mostrar quando precisa ligar. A aba Telefones lista cada vez que isso aconteceu:
| Coluna | Descrição |
|---|---|
| Data/Hora | Quando o telefone foi mostrado |
| Quem viu | O porteiro ou zelador que tocou em Mostrar |
| Telefone de | O morador cujo número foi aberto |
| Unidade | A unidade do morador |
| Origem | Online, ou Cópia do aparelho quando a portaria estava sem internet — o registro chega quando a conexão volta |
O registro segue o mesmo prazo de guarda dos registros de portaria.
Postos da portaria
A aba Postos mostra se a portaria está se comunicando com o CONDO+ e guarda o histórico das vezes em que ela ficou sem comunicação.
Enquanto o porteiro está no modo posto, o aparelho da portaria avisa a cada poucos minutos que está funcionando. Só o modo posto conta como posto: o celular em que o porteiro consulta a portaria em outras telas não entra nesta aba nem gera alerta.
Se todos os postos do condomínio pararem de dar sinal por mais de 15 minutos — internet do condomínio fora, aparelho desligado ou sem bateria —, você recebe uma notificação no sino do painel, com quantos aparelhos calaram. Quando o primeiro volta, chega uma segunda notificação dizendo quanto tempo durou. Se só um aparelho calar enquanto outro posto continua funcionando, não há alerta: a portaria segue se comunicando.
Durante a queda, a portaria continua operando no próprio aparelho (veja Controle de Acessos do porteiro); a notificação serve para você saber e, se for o caso, acionar o provedor de internet ou verificar o aparelho.
Situação dos postos
| Situação | O que significa |
|---|---|
| Comunicando | O aparelho da portaria está enviando sinal normalmente |
| Pausado | O porteiro saiu da conta, fechou o sistema ou apagou a tela — não gera alerta |
| Sem comunicação | O aparelho parou de enviar sinal sem ter sido pausado |
Quedas de comunicação
Cada queda mostra desde quando a portaria ficou sem comunicação, quando voltou (ou Em andamento), a duração e quem estava no posto. Um aparelho que passa 24 horas sem dar sinal nenhum aparece como Aparelho fora de uso e sai do monitor até ser ligado de novo. O histórico segue o mesmo prazo de guarda dos registros de portaria.
Não há alerta quando o porteiro sai da conta ao fim do turno. Se o aparelho ficar ligado e for desligado da tomada ou perder a internet sem ninguém sair da conta, aí sim o alerta é enviado — é o que se quer saber.
No Diagnóstico da Manutenção, marque Tem portaria com tablet ou computador. O CONDO+ agenda o teste do nobreak (a cada 6 meses), o teste da internet reserva (todo mês) e a conferência do kit de contingência impresso (todo mês). São boas práticas, não exigência de norma, e mantêm o posto funcionando quando a energia ou a internet caem.
PINs de troca de turno
No Modo posto, cada porteiro pode criar um PIN no aparelho da portaria para assumir o turno sem digitar e-mail e senha. Isso faz com que cada entrada, saída e encomenda fique registrada no nome de quem realmente estava no posto.
Você é notificado sempre que um PIN é criado, e a lista PINs de troca de turno mostra o porteiro, o aparelho, quando o PIN foi criado, o último uso, a situação (Ativo ou Bloqueado por tentativas) e se o porteiro configurou um PIN de coação (você não vê o número).
Para revogar, clique no ícone da coluna Ações. O PIN deixa de funcionar na hora — se o porteiro estiver no posto com ele, a sessão é encerrada — e, para voltar a usar, ele precisa entrar com e-mail e senha e criar um PIN novo.
Revogue quando:
- não reconhecer o aparelho indicado na notificação;
- o porteiro não deve mais usar aquele aparelho;
- houver suspeita de que alguém mais conhece o PIN.
A coluna Aparelho traz a mesma etiqueta na lista de postos e na lista de PINs, para você saber de qual tablet ou computador se trata.
O PIN só funciona no aparelho em que foi criado e só abre o Modo posto — não dá acesso ao perfil, à senha nem a outras áreas do sistema. Cinco erros seguidos bloqueiam o PIN, e um PIN sem uso por 90 dias deixa de valer. Desativar ou remover o porteiro da equipe também encerra o acesso dele por PIN, e trocar ou redefinir a senha do porteiro invalida os PINs que ele criou.
Livro da portaria
A aba Livro mostra o que os porteiros anotam no Livro da portaria e como cada turno foi passado adiante. É somente leitura: os registros são dos porteiros e não podem ser editados nem apagados — nem por eles, nem por você.
Registros
Cada linha traz a data e a hora, o porteiro que escreveu, o texto e a situação da pendência:
| Pendência | O que significa |
|---|---|
| Em aberto | O porteiro deixou algo para ser resolvido e ninguém marcou como resolvido ainda |
| Resolvida | Mostra quem resolveu e quando |
| — | Registro comum, sem pendência |
Marque Só pendências em aberto para ver apenas o que está parado.
Passagens de turno
Sempre que um porteiro usa Trocar porteiro no Modo posto, fica registrada uma passagem com:
- Quem passou e em qual aparelho (a mesma etiqueta da aba Postos)
- Quem assumiu e quando tomou ciência — ou Sem ciência, se ninguém confirmou
- O retrato do momento: encomendas aguardando retirada, visitantes no condomínio, pedidos de acesso sem resposta, pendências abertas no livro e chaves emprestadas
- A observação deixada por quem saiu, quando houver
O livro e as passagens seguem o mesmo prazo de guarda dos registros de portaria do seu condomínio.
O livro é texto livre. Peça aos porteiros que anotem o necessário para o trabalho e evitem dados pessoais de moradores e visitantes além do indispensável.
Chaves
A aba Chaves mostra as chaves que ficam na portaria e com quem está cada uma. Quem empresta e recebe de volta é o porteiro, pelo Livro da portaria.
- Nova chave — cadastre as chaves da portaria (salão de festas, academia, casa de máquinas)
- Remover — tira a chave da lista da portaria. Chave emprestada só sai depois da devolução. O histórico dela continua aqui
O histórico de empréstimos traz, para cada vez que uma chave saiu: quando, qual chave, quem levou (com a unidade, se for morador), quem entregou, a devolução (com quem recebeu) ou Ainda fora, e a observação.
Os empréstimos devolvidos seguem o mesmo prazo de guarda dos registros de portaria. Empréstimo em aberto não é apagado: a chave ainda está fora.
Obras
A aba Obras guarda as obras das unidades que o morador comunicou ao síndico, com a lista de quem pode entrar para trabalhar. A portaria vê a obra em Obras de hoje e marca a entrada de cada prestador pelo nome.
Horário de obras
No topo da aba, defina o horário de obras do regimento: uma faixa de segunda a sexta e, se o regimento permitir, outra no sábado. Domingo não tem obra. A portaria só registra a entrada de prestador dentro desse horário.
Sem horário definido, a portaria registra a entrada em qualquer dia e hora. Feriados não são considerados.
Registrar uma obra
- Clique em Registrar obra
- Escolha a unidade e descreva a obra (ex.: Reforma do banheiro)
- Se tiver, informe a empresa, o responsável técnico e o número da ART (CREA) ou do RRT (CAU)
- Informe o primeiro e o último dia da obra
- Escreva os prestadores, um nome por linha
- Se quiser, anexe o arquivo da ART/RRT (PDF ou imagem)
- Clique em Registrar
Os moradores da unidade recebem um aviso com o período e o horário de obras.
Acompanhar e alterar
Na lista, a coluna Situação mostra se a obra está Agendada, Em andamento, Encerrada ou Cancelada. O botão Gerenciar abre a obra:
- Abrir ART/RRT ou Anexar ART/RRT. Anexar outro arquivo substitui o anterior
- Prestadores: acrescente nomes (um por linha) ou tire alguém da lista. Quem já entrou alguma vez sai só da portaria, e as entradas dele continuam no histórico
- Entradas registradas pela portaria: quem entrou, em que dia e hora, e qual porteiro registrou
- Alterar: corrija os dados ou prorrogue o último dia
- Cancelar obra: a obra sai da portaria e os prestadores deixam de ser liberados. Os moradores da unidade são avisados
Obra encerrada ou cancelada não se altera mais e fica como histórico. A obra, os prestadores, as entradas e o arquivo da ART/RRT seguem o mesmo prazo de guarda dos registros de portaria, contado do fim da obra (ou do cancelamento).
Alertas
A aba Alertas reúne o que é fora do comum na portaria. Quando há algo para ver, ela mostra quantos: Alertas (2).
Na hora, por notificação
| Alerta | O que aconteceu | O que fazer |
|---|---|---|
| Alarme de emergência | Um morador segurou o botão de emergência do aplicativo | A portaria atende; você acompanha aqui e também pode tocar em Estou atendendo e Encerrar. Se ninguém da portaria vir em 2 minutos, você recebe um segundo aviso |
| Coação na portaria | Um porteiro abriu o posto com o PIN de coação | Não ligue para a portaria. Confira pelas câmeras ou com alguém de confiança e, se confirmar, ligue 190 |
| Documento bloqueado tentou entrar | Uma pessoa da blacklist foi registrada como visitante sem convite, ou informou o documento pelo link de um convite | Avalie se a portaria precisa de orientação |
Esses avisos chegam pelo aplicativo mesmo para quem desligou as notificações: um alarme de assalto não pode ficar no silencioso.
No resumo das 07:00
Para não encher o seu celular de avisos, o que não é urgente vem num resumo diário às 07:00, só quando houver algo nas últimas 24 horas:
- entrada sem convite de madrugada (visitante registrado na hora, ou lançado do papel, entre 00:00 e 05:00);
- a mesma pessoa em 3 ou mais unidades em 24 horas;
- ronda não feita num horário previsto (veja Rondas);
- quantos alarmes e alertas houve.
Revisar
Em cada alerta, use Revisar para registrar a sua conclusão (visto, sem problema, confirmado ou falso alarme) com uma observação. Os alarmes de emergência ficam na lista própria, com quem acionou, quem viu, quando e como terminou.
O botão de emergência
O botão vem desligado. Para ligar, vá em Meu Condomínio → Políticas. Ligue só se houver alguém na portaria para atender a qualquer hora: o morador confia que será atendido.
Rondas
A aba Rondas organiza a ronda da portaria com etiquetas de QR Code.
Pontos e etiquetas
- Clique em Novo ponto e informe o nome do lugar (ex.: Garagem G2) e, se quiser, o que conferir ali
- Clique em Imprimir etiquetas e imprima a folha
- Cole cada etiqueta no seu lugar, numa altura que a câmera do celular alcance
Imprimir de novo gera as mesmas etiquetas. Ao tirar um ponto da rota, ele some da ronda do porteiro, a etiqueta colada deixa de valer e as leituras antigas continuam no histórico.
Frequência
Em Definir frequência, escolha de quanto em quanto tempo deve haver ronda (de 1 a 6 horas) e em que horário (ex.: das 22:00 às 06:00, virando a meia-noite). O porteiro vê quando a próxima ronda é esperada, e cada horário sem ronda começada entra no resumo das 07:00. Sem frequência, nada é cobrado.
Rondas feitas
A lista mostra, para cada ronda, o porteiro, o início, a duração, quantos pontos foram lidos e quantas observações houve. Em Ver a ronda, aparecem a hora de cada leitura, as observações e os pontos que ficaram sem leitura.
Nenhum sistema sem equipamento no local impede que alguém fotografe as etiquetas e leia a foto. A hora de cada leitura e a duração da ronda ajudam a perceber uma ronda que não aconteceu de verdade: oito pontos lidos em um minuto não é uma ronda.
Blacklist (Lista de Bloqueio)
A blacklist é uma lista de documentos (CPF, RG ou passaporte) que estão proibidos de entrar no condomínio. Quando um porteiro escaneia um QR Code de um visitante bloqueado, o sistema retorna imediatamente o alerta "Documento bloqueado pelo síndico" — mesmo que o convite esteja válido.
O bloqueio atua no nível do documento, não do convite. Mesmo que um morador crie um novo convite para a pessoa bloqueada, o scanner vai rejeitá-la enquanto o documento estiver na lista.
Bloquear o documento de uma pessoa é tratamento de dado pessoal de terceiro sob responsabilidade do condomínio (Controlador, conforme a LGPD). Para garantir que o bloqueio se sustente juridicamente, o CONDO+ exige categoria fechada do motivo, prazo de expiração e descrição do incidente. A pessoa bloqueada também tem direito ao contraditório, podendo contestar o bloqueio diretamente com o Encarregado de Dados da UrbanWorks. Detalhes em Política de Retenção e Política de Privacidade.
Adicionar um documento à blacklist
- Em Relatório de Acessos, abra a aba Blacklist
- Clique em Bloquear Documento (canto superior direito)
- Preencha:
- Número do documento — CPF, RG ou passaporte
- Categoria do motivo — selecione a opção que melhor descreve o incidente (lista fechada — veja abaixo)
- Descrição do incidente (recomendado) — narrativa objetiva do fato, em até 500 caracteres
- Data final do bloqueio — preenchimento manual apenas para Ordem judicial; nas demais categorias o prazo é calculado automaticamente
- Clique em Confirmar Bloqueio
O bloqueio entra em vigor imediatamente.
Categorias de motivo e prazos padrão
| Categoria | Quando usar | Prazo padrão |
|---|---|---|
| Furto ou roubo | Furto ou roubo confirmado contra unidade ou área comum | 2 anos |
| Violência ou ameaça | Violência física ou ameaça grave contra morador, visitante ou funcionário | 5 anos |
| Invasão ou tentativa | Invasão ou tentativa de invasão de unidade ou área restrita | 2 anos |
| Dano patrimonial | Vandalismo, depredação ou dano material grave | 1 ano |
| Ordem judicial | Medida protetiva ou outra decisão judicial específica | Conforme a decisão (data informada manualmente) |
A lista é fechada por decisão jurídica — bloqueios com motivo genérico não se sustentam em uma eventual contestação. Se nenhuma categoria descrever o incidente, oriente o condomínio a buscar o caminho extrajudicial adequado (Boletim de Ocorrência, advogado, medida protetiva) em vez de bloquear pela plataforma.
Reduzir o prazo padrão
O síndico pode definir um prazo menor que o padrão da categoria (por exemplo, bloquear por 6 meses em vez de 1 ano em um caso de dano patrimonial), mas não pode estendê-lo. Para renovar um bloqueio depois da expiração, um novo registro deve ser feito com base em fato novo.
Ver a lista de documentos bloqueados
Na tela de Blacklist você visualiza todos os documentos atualmente bloqueados:
| Coluna | Descrição |
|---|---|
| Documento | Número do documento bloqueado |
| Categoria | Categoria do motivo (com descrição completa ao passar o mouse) |
| Vence em | Quantos dias faltam para o bloqueio expirar; bloqueios já expirados aparecem como "Expirado" |
| Bloqueado por | Administrador que realizou o bloqueio |
| Data | Quando o bloqueio foi registrado |
Bloqueios criados antes desta funcionalidade (legado) aparecem com a marca "Legado — revisar" e têm prazo automático de 90 dias para que o síndico atual avalie se mantém ou remove.
Convites de quem foi bloqueado
Ao bloquear um documento, os convites ainda válidos daquela pessoa são cancelados, e o morador que a convidou recebe um aviso de que o convite foi cancelado pela administração. O motivo do bloqueio não é informado ao morador.
Expiração automática
Os bloqueios expiram automaticamente quando chegam ao final do prazo definido pela categoria (ou pelo prazo reduzido escolhido pelo síndico). A entrada não some — ela passa ao status "Expirado" e deixa de bloquear novos visitantes, mas o histórico permanece disponível na lista para auditoria.
Remover um bloqueio antes da expiração
- Localize o documento na lista
- Clique no ícone de desbloquear (🔓) ao lado do registro
- Confirme a ação
O desbloqueio é imediato. O histórico do bloqueio é preservado internamente para fins de auditoria — a ação de desbloqueio não apaga o registro anterior.
Contestação pelo titular
Qualquer pessoa que se sentir bloqueada indevidamente pode contestar o bloqueio pela página pública app.urbanworks.com.br/contestar-bloqueio: ela informa o documento, um e-mail para a resposta e o que aconteceu. A página não diz se o documento está bloqueado nem onde. Se houver um bloqueio ativo para aquele documento, a contestação chega a você como notificação e aparece na aba Contestações do Relatório de Acessos. Ali você aceita (o documento é desbloqueado) ou rejeita, com uma nota, e responde ao titular em até 15 dias corridos.
Quem não usa internet pode pedir a contestação pelo e-mail do Encarregado de Dados da UrbanWorks, admin@urbanworks.com.br, que a encaminha a você.
O canal de contestação existe para cumprir o direito ao contraditório da LGPD (art. 18) e do Código Civil. Ao receber uma contestação, o síndico deve avaliar com base na descrição registrada e nas evidências disponíveis — ausência de descrição clara enfraquece a defesa.
Escopo do bloqueio
O bloqueio é por condomínio. Um documento bloqueado no Condomínio A não interfere em nenhum outro condomínio que utilize o CONDO+.
Se a portaria estiver sem conexão no momento da leitura do QR Code, a blacklist não é consultada — nem o cancelamento de convites pelos moradores. O convite é validado no próprio aparelho pela assinatura digital, e a tela avisa o porteiro de que a verificação foi local. Oriente a equipe a conferir documentos presencialmente sempre que o aviso de "Sem conexão" estiver na tela.
Boas Práticas
- Escolha a categoria com cuidado — ela é o coração jurídico do bloqueio. Categorias genéricas ou imprecisas fragilizam o registro.
- Preencha a descrição com fatos objetivos (data, hora, local, evidência disponível). Evite juízo de valor ou linguagem ofensiva — a descrição pode ser usada na análise de uma contestação.
- Renove apenas com fato novo — bloqueios não devem ser perpetuados administrativamente. Se o problema persiste, registre um novo incidente.
- Comunique o bloqueio ao porteiro de plantão — o sistema alerta no momento do scan, mas é bom que a equipe esteja ciente.
- Mantenha os porteiros com internet sempre que possível — a verificação de blacklist depende de conexão ativa.
- Documente fora da plataforma quando o caso for grave (Boletim de Ocorrência, comunicação aos moradores) — o registro na blacklist apoia a operação da portaria, mas não substitui as medidas legais cabíveis.