Documentos
O módulo de Documentos é a biblioteca oficial do condomínio: convenção, regimento interno, atas, balancetes, AVCB, projetos. Você decide quem vê cada documento, publica versões novas sem perder as anteriores e acompanha quem já leu.
Disponível a partir do plano Síndico Pro.
Acessando o módulo
- Faça login no painel do síndico
- No menu lateral, clique em Documentos
Visão geral da tela
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Documento | Título, descrição, tipo e tamanho do arquivo vigente |
| Categoria | Atas, Financeiro, Regimento, Obras e projetos ou Outros |
| Visibilidade | Quem pode ver o documento |
| Versão | Versão em vigor (v1, v2...) e a data em que entrou. Clique para ver o histórico |
| Leituras | Quantas pessoas do público já abriram a versão vigente — por exemplo, 12 de 24 |
| Ações | Abrir, nova versão, editar dados, leituras e versões, excluir |
Use as categorias e a busca (título ou descrição) no topo da tabela. Os dois procuram na biblioteca inteira, não só na página aberta.
Publicar um documento
- Clique em Novo Documento
- Escolha o arquivo — os formatos aceitos e o tamanho máximo aparecem no próprio campo
- Preencha título (obrigatório) e descrição (opcional)
- Escolha a categoria e a visibilidade
- Marque Notificar quem pode abrir, se quiser avisar
- Clique em Publicar Documento
Níveis de visibilidade
| Visibilidade | Quem vê | Quando usar |
|---|---|---|
| Todos os moradores | Proprietários, inquilinos e conselho | Convenção, regimento, atas, AVCB |
| Apenas proprietários | Proprietários e conselho — inquilinos não | Balancetes, previsão orçamentária |
| Apenas conselho | Somente os conselheiros | Orçamentos em análise, pareceres |
| Somente administração | Só a administração | Contratos com valores, arquivos internos |
A visibilidade é conferida a cada acesso — na lista, ao abrir o arquivo e ao registrar a leitura.
Porteiros e zeladores não acessam os documentos. Se quiser que a portaria consulte o regimento, libere a permissão Visualizar documentos no perfil de acesso da equipe (menu Perfis de Acesso). A equipe passa a ver apenas os documentos de Todos os moradores.
Quem recebe o aviso
O aviso respeita a visibilidade — ninguém fica sabendo de um documento que não pode abrir:
| Visibilidade | O que acontece ao notificar |
|---|---|
| Todos os moradores | Aviso no Mural e notificação aos moradores |
| Apenas proprietários | Notificação só para proprietários e conselho, sem Mural |
| Apenas conselho | Notificação só para os conselheiros, sem Mural |
| Somente administração | Ninguém é notificado |
Publicar uma nova versão
Quando um documento muda — o regimento alterado em assembleia, um balancete corrigido —, não exclua e publique de novo: use a nova versão. A anterior fica guardada no histórico.
- Na linha do documento, clique no ícone Nova versão
- Escolha o arquivo novo
- Descreva o que mudou (obrigatório) — por exemplo, "Mudanças passam a ser das 8h às 18h (AGE de 12/08/2026)"
- Marque Avisar sobre a atualização, se quiser
- Clique em Publicar versão
Quem já tinha lido a versão anterior verá o documento marcado como Atualizado até abrir a nova.
Editar os dados
O ícone Editar dados altera título, descrição, categoria e visibilidade sem criar versão. Uma mudança de visibilidade vale na hora: quem deixar de ter acesso não vê mais o documento.
Acompanhar a leitura
Clique no número da coluna Leituras (ou no ícone Leituras e versões):
- Ainda não leram — ordenado por bloco e unidade, útil para cobrar a leitura de um regulamento novo
- Leram — com data e hora da leitura
- A contagem é sempre da versão vigente; quem se mudou não entra na conta
A aba Versões mostra o histórico completo: data, tamanho, quem publicou e o que mudou em cada versão. Qualquer versão anterior pode ser aberta dali.
O registro prova que a pessoa abriu o documento, não que concordou com o conteúdo.
Excluir um documento
- Clique no ícone de excluir na linha do documento
- Confirme em Excluir definitivamente
A exclusão remove o documento, todas as versões e o registro de leituras, e não pode ser desfeita. Para substituir um arquivo, use Nova versão.
Anexos de bloqueio da portaria e laudos de manutenção não aparecem nesta lista e não podem ser excluídos por aqui — eles pertencem ao módulo onde foram criados.
Boas práticas
- Regulamento mudou? Nova versão com a descrição da mudança — o histórico responde "qual regra valia antes?"
- Publique a ata após cada assembleia — categoria Atas, visibilidade Todos os moradores
- Balancetes para proprietários — o conselho também vê e pode dar parecer
- Use "Ainda não leram" para lembrar os moradores de um documento importante
- Nomeie pelo conteúdo — "Balancete de Agosto/2026" é melhor que "documento_final"